Die Rechnungs-App für Freelancer: vom Angebot bis bezahlt
Angebot senden, Rechnung stellen, sehen, was offen ist, bezahlt werden. Presence hält deine Arbeit mit Kunden in einer ruhigen App für iPhone, iPad und Mac zusammen – ohne Konto.
Auf einen Blick
- Sprachen, auch je Dokument: Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch
- 4
- Plattformen: iPhone, iPad und Mac
- 3
- Konten nötig, um loszulegen
- 0
- Daten, die der Entwickler laut App Store erfasst
- 0
Alles Wichtige, durchdacht bis ins Detail
Für Freelancer, Beraterinnen und Berater, Kreative und alle Solo-Selbstständigen, die Kunden, Angebote und Rechnungen an einem Ort führen wollen.
Rechnungen, die fertig aussehen
Jede Rechnung öffnet sich als das Dokument, das deine Kundschaft sieht, mit genau einem nächsten Schritt: senden, als bezahlt markieren oder erinnern. Das PDF zeigt Positionen, MwSt. je Steuersatz, Rabatte, Anzahlungen und einen QR-Code zum Bezahlen.
Dein Logo auf Rechnungen und Angeboten
Füge dein Logo aus der Fotomediathek, einer Datei (auch PDF) oder der Zwischenablage hinzu und wähle eine von drei Größen. Es steht auf Rechnungen, Stornorechnungen und Angeboten und auf deiner Visitenkarte.
Sieh, was als Nächstes ansteht
Der Startbildschirm zeigt, was offen ist und was überfällig ist, dazu Angebote, die auf Antwort warten, Entwürfe und auslaufende Verträge – jeweils mit dem nächsten Schritt.
Vom Angebot zur Rechnung
Angebote mit Leistungsumfang, Bedingungen und Gültigkeitsdatum; als angenommen oder abgelehnt markieren und mit einem Tipp in eine Rechnung umwandeln. Nummern werden beim Ausstellen vergeben, ausgestellte Dokumente sind gesperrt.
Kunden und Interessenten
Ein schlankes CRM für Solo-Selbstständige: Kontakte mit Notizen und Erinnerungen zum Nachfassen. Neue Kontakte übernimmst du aus einer Visitenkarte oder einem QR-Code.
Digitale Visitenkarte
Teile deine Kontaktdaten per QR-Code. Ändert sich etwas, passt du es in der App an, statt neu zu drucken.
Zahlungen im Blick
Anzahlungen und Teilzahlungen erfassen, den offenen Betrag sehen, selbst an eine Zahlung erinnern und eine ausgestellte Rechnung mit einer Stornorechnung korrigieren.
Wiederkehrende Rechnungen und Verträge
Für Pauschalen und laufende Aufträge: Rechnungen nach Zeitplan, mit Vertragsende und Erinnerung an die Verlängerung.
ProAutomatische Zahlungserinnerungen
Presence erinnert dich, bevor eine Rechnung fällig wird und wenn sie überfällig ist.
ProBelege scannen
Aus einem gescannten oder importierten Beleg wird eine Ausgabe; der Text wird auf deinem Gerät gelesen.
ProXRechnung für Rechnungen aus Deutschland
Exportiere deine Rechnung als XRechnung (XML). Unsere Beispielrechnungen sind mit dem offiziellen KoSIT-Validator geprüft (XRechnung 3.0.2, Stand: Oktober 2026).
ProiPhone, iPad und Mac
Eine echte Mac-App mit Tabellen und Tastenkürzeln, das iPad mit Seitenleiste – und der iCloud-Sync hält alles kostenlos auf demselben Stand.
Vier Sprachen, auch je Dokument
Oberfläche und Dokumente auf Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch, Währung und Sprache je Dokument, dazu eine Rechnungs-Checkliste nach Land.
Ein Blick in die App
So funktioniert’s
Schritt 1: Einrichten
Trag Namen, Unternehmen und E-Mail-Adresse ein, auf Wunsch dein Logo, und wähle deine Region. Visitenkarte, Zahlungslink und Bankverbindung ergänzt du, wann du willst.
Schritt 2: Angebot senden
Beschreibe Umfang, Positionen und Konditionen und schick das Angebot als PDF. Presence erinnert dich ans Nachfassen.
Schritt 3: Rechnung stellen, bezahlt werden
Mach aus dem angenommenen Angebot eine Rechnung, sende sie und markiere sie als bezahlt, wenn das Geld da ist.
Amtliche AngabenNach amtlichen Quellen, Stand wie angegeben – keine Funktionen oder Preise der App.
Was gehört auf eine Rechnung? Pflichtangaben für Freelancer
Welche Angaben eine Rechnung in Deutschland enthalten muss, regelt § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG). Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten nach § 33 UStDV vereinfachte Regeln – die sogenannte Kleinbetragsrechnung.
Auch das Zahlungsziel hat rechtliche Folgen: Nach § 286 Abs. 3 BGB gerät ein Kunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug – bei Verbrauchern allerdings nur, wenn die Rechnung auf diese Folge hinweist.
Ob eine Rechnung im Einzelfall alle Anforderungen erfüllt, etwa als Kleinunternehmer oder bei Kunden im Ausland, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung. Diese Übersicht ist eine allgemeine Information und keine Steuerberatung.
Die wichtigsten Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG (Auszug, Stand: 25. September 2026)
- Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
- Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
- Menge und Art der Leistung sowie der Zeitpunkt der Leistung
- Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, Steuersatz und Steuerbetrag – oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
Quellen: § 14 UStG (öffnet in neuem Tab), § 33 UStDV (Kleinbetragsrechnung) (öffnet in neuem Tab), § 286 BGB (öffnet in neuem Tab) geprüft am
In der App: Presence bringt diese Bausteine in ein klares Dokumentlayout: Absender- und Kundendaten, Steuernummer bzw. USt-IdNr., eine Rechnungsnummer, die beim Ausstellen vergeben wird, Datum und Leistungszeitraum, Positionen, MwSt. je Steuersatz und Gesamtbetrag – dazu eine Rechnungs-Checkliste nach Land, die vor dem Senden zeigt, was noch fehlt.
Angebote und Rechnungen schreiben: der ganze Ablauf in einer App
Viele Freelancer jonglieren mit Tabellen, Textvorlagen und Notizen. Das geht – bis ein Angebot in der falschen Version rausgeht oder eine Rechnung im Posteingang untergeht.
Presence bildet den Weg vom ersten Kontakt bis zur Zahlung in einer App ab. Du legst den Kunden an, schickst ein Angebot mit Positionen und Konditionen, machst aus dem angenommenen Angebot eine Rechnung und markierst sie als bezahlt, wenn das Geld da ist.
Der Startbildschirm zeigt unter „Zu erledigen“, was überfällig ist, welche Angebote auf Antwort warten und welche Entwürfe noch fertig werden müssen – jeweils mit dem nächsten Schritt.
- Kontakt aus einer Visitenkarte oder einem QR-Code übernehmen
- Angebot mit Positionen, Bedingungen und Gültigkeitsdatum senden
- Erinnerung zum Nachfassen, solange das Angebot offen ist
- Angenommenes Angebot in eine Rechnung umwandeln
- Zahlungen erfassen und den offenen Betrag im Blick behalten
Schneller bezahlt werden: Zahlungsziel, Zahlungslink, Überweisung
Oft sind es Kleinigkeiten, die eine Zahlung verzögern: Das Fälligkeitsdatum fehlt, die Bankdaten sind schwer zu finden, oder der Kunde muss erst nachfragen, wie er bezahlen soll.
Presence setzt genau dort an: Rechnungen bekommen ein konkretes Fälligkeitsdatum, und du hinterlegst deinen eigenen Zahlungslink oder deine Bankverbindung mit Verwendungszweck. Auf der Rechnung führt ein QR-Code zu deinem Zahlungslink; bei Rechnungen in Euro gibt es zusätzlich einen QR-Code für die Überweisung, den Banking-Apps lesen können.
Wichtig: Presence wickelt selbst keine Zahlungen ab. Das Geld geht über deinen Anbieter oder direkt auf dein Konto, zu den Konditionen, die du dort vereinbart hast.
- Zahlungsbedingungen schon im Angebot festhalten, zum Beispiel eine Anzahlung
- Auf jede Rechnung ein konkretes Fälligkeitsdatum setzen
- Zahlungslink und Bankverbindung nebeneinander anbieten
- Nachfassen, sobald eine Rechnung überfällig ist
Digitale Visitenkarte: Kontaktdaten per QR-Code teilen
Eine digitale Visitenkarte erfüllt denselben Zweck wie die gedruckte: Wer dich kennenlernt, soll dich später wiederfinden. Der Unterschied: Sie ist immer dabei, muss nicht gedruckt werden und lässt sich jederzeit aktualisieren.
In Presence ist die Visitenkarte der Anfang deines Kundenablaufs. Du zeigst deinen QR-Code, dein Gegenüber scannt ihn mit der Kamera – und aus dem ersten Gespräch wird ein Kontakt mit Notizen und später vielleicht ein Angebot.
Deine Geschäftsdaten bleiben bei dir
Kurz und verständlich: So geht die App mit deinen Daten um.
Datenschutzerklärung lesen- Kein Konto nötig: Du startest ohne Registrierung.
- Kunden, Angebote und Rechnungen werden lokal auf deinem Gerät gespeichert.
- Der iCloud-Sync ist kostenlos und läuft über deinen eigenen Apple Account – Aplo Apps erhält keine Kopie deiner Daten. Er ist standardmäßig an, und du kannst ihn in der App ausschalten.
- Laut den Datenschutzangaben im App Store erfasst der Entwickler keine Daten aus der App. Keine Werbung, keine Analyse-Tools von Drittanbietern.
- Visitenkarten, QR-Codes und Belege werden auf deinem Gerät gelesen. Die App-Sperre schützt alles mit Face ID oder Touch ID.
- Zahlungen laufen über deinen eigenen Anbieter. Presence zeigt nur die Links und Bankdaten, die du selbst hinterlegst.
Häufige Fragen
Deine Frage ist nicht dabei? Schreib uns – wir antworten persönlich.
Zur Support-SeiteIst Presence kostenlos?
Du kannst Presence kostenlos laden und ohne Konto loslegen. Kostenlos sind unter anderem deine Visitenkarte, dein Logo auf den Dokumenten, Kunden, unbegrenzt Entwürfe und Ausgaben, der iCloud-Sync und jeden Monat 3 Rechnungen und 3 Angebote, die du ausstellst. Ansehen, als bezahlt markieren und Sichern bleibt immer kostenlos.
Presence Pro ist ein optionales Jahresabo über Apple ohne monatliche Grenze, mit wiederkehrenden Rechnungen, automatischen Zahlungserinnerungen, Belegscan, Anhängen, Kundenbereich und XRechnung-Export. Den aktuellen Preis und die Abo-Bedingungen siehst du vor dem Kauf im App Store. Abos laufen über Apple, und du kannst sie jederzeit verwalten oder kündigen. Auf dem iPhone oder iPad: Einstellungen → [dein Name] → Abonnements. Auf dem Mac: Öffne den App Store, klicke unten in der Seitenleiste auf deinen Namen, auf der folgenden Seite noch einmal auf deinen Namen und dann auf „Abonnements“.
Quelle: Apple Support: Ein Abonnement von Apple kündigen (öffnet in neuem Tab) geprüft am
Gibt es Presence als Rechnungsprogramm für den Mac?
Ja. Presence ist eine echte Mac-App (ab macOS 14) mit Tabellen, Befehlsleiste und Tastenkürzeln, und läuft auch auf dem iPad (ab iPadOS 17) und dem iPhone (ab iOS 17). Ein Presence-Pro-Abo gilt auf allen drei. Mit dem kostenlosen iCloud-Sync sind alle Geräte, die mit demselben Apple Account angemeldet sind, auf demselben Stand.
Kann Presence E-Rechnungen (XRechnung) erstellen?
Ja, für Rechnungen aus Deutschland: Mit Presence Pro exportierst du eine Rechnung als XRechnung (XML). Unsere Beispielrechnungen sind mit dem offiziellen KoSIT-Validator geprüft (XRechnung 3.0.2, Stand: Oktober 2026). Die Datei versendest du selbst, zum Beispiel per E-Mail oder über das Portal deines Kunden.
Nicht dabei sind ZUGFeRD bzw. Factur-X und der Versand über Peppol oder eine Plattform. Ob du E-Rechnungen ausstellen musst, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.
Welche Zahlungsanbieter kann ich nutzen?
Grundsätzlich jeden Anbieter, der dir einen Zahlungslink gibt. Alternativ oder zusätzlich hinterlegst du deine Bankverbindung für Überweisungen.
Presence wickelt selbst keine Zahlungen ab: Der Link öffnet den Checkout deines Anbieters, und das Geld geht direkt an dich.
Kann ich Angebote und Rechnungen als PDF verschicken?
Ja. Du teilst das PDF direkt aus der App, etwa per Mail oder Nachrichten. Die Nummer wird beim Ausstellen vergeben, und das PDF einer ausgestellten Rechnung bleibt so, wie es verschickt wurde.
Kann ich wiederkehrende Rechnungen erstellen?
Ja, mit Presence Pro. Für Pauschalen, Wartungsverträge oder monatliche Aufträge legst du Rechnungen mit Zeitplan an, auf Wunsch mit Vertragsende und Erinnerung an die Verlängerung.
In welchen Sprachen gibt es Presence?
Auf Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch. Sprache und Währung wählst du auch je Dokument – praktisch, wenn deine Kunden in mehreren Ländern sitzen.
Brauche ich ein Konto, und wo liegen meine Daten?
Ein Konto brauchst du nicht. Presence speichert deine Daten lokal auf deinem Gerät. iCloud synchronisiert sie kostenlos über deinen Apple Account zwischen deinen Geräten; der Sync ist standardmäßig an, du kannst ihn in den Einstellungen ausschalten. „Alle Daten sichern“ speichert jederzeit alles als ZIP-Datei.
Laut den Datenschutzangaben im App Store erfasst der Entwickler keine Daten aus der App.
Kann ich Presence für ein Unternehmen in Spanien nutzen?
Nicht zum Ausstellen von Rechnungen. Spanien hat eigene Regeln für Rechnungssoftware (VERI*FACTU), die Presence nicht umsetzt. Deshalb gibt es Presence nicht im spanischen App Store, und für Unternehmen mit Sitz in Spanien stellt die App keine Rechnungen aus. Angebote, Ausgaben und bereits vorhandene Rechnungen bleiben lesbar und exportierbar.
Ersetzt Presence meine Buchhaltung oder Steuerberatung?
Nein. Presence ist für deine Arbeit mit Kunden da – vom Kontakt über Angebot und Rechnung bis zum Überblick über Einnahmen und Ausgaben. Buchhaltung, Steuererklärung und die Prüfung rechtlicher Anforderungen an deine Rechnungen ersetzt die App nicht.
Rechnungsregeln unterscheiden sich von Land zu Land; in Deutschland etwa wird die E-Rechnung zwischen Unternehmen schrittweise Pflicht. Kläre mit deiner Steuerberatung, was für dich gilt.
Quelle: Bundesfinanzministerium: FAQ zur E-Rechnung (öffnet in neuem Tab) geprüft am
Für wen ist Presence gedacht?
Für Freelancer, Beraterinnen und Berater, Kreative und alle, die allein selbstständig arbeiten und einen fokussierten Ablauf statt eines überladenen Backoffice wollen.
Amtliche AngabenNach amtlichen Quellen, Stand wie angegeben – keine Funktionen oder Preise der App.
Ab wann gilt in Deutschland die Pflicht zur E-Rechnung?
Unternehmen in Deutschland müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht, E-Rechnungen an andere Unternehmen auszustellen, greift nach Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. – bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro – bis Ende 2027 (Stand: 25. September 2026).
Kläre mit deiner Steuerberatung, was davon für dich gilt. Diese Übersicht ist eine allgemeine Information und keine Steuerberatung.
Quelle: Bundesfinanzministerium: FAQ zur E-Rechnung (öffnet in neuem Tab) geprüft am
Fragen oder Feedback?
Wir lesen jede Nachricht selbst und antworten in der Regel innerhalb von zwei Werktagen.
Damit wir schnell helfen können, nenne uns bitte:
- Gerät (iPhone, iPad oder Mac) und Version von iOS, iPadOS oder macOS sowie die Version von Presence
- Ob der iCloud-Sync aktiv ist und alle Geräte mit demselben Apple Account angemeldet sind
- Welcher Bereich betroffen ist: Start, Kunden, Dokumente, Finanzen, Karte oder Einstellungen
- Eingestellte Sprache und Region, wenn es um Formate, Währungen oder Rechnungstexte geht
- Ob Presence Pro aktiv ist, wenn deine Frage das Abo betrifft
- Gern Screenshots – Bank- und Kundendaten bitte vorher schwärzen
Jetzt ladenPresence: Rechnung & Angebot
Vom Angebot bis bezahlt – an einem ruhigen Ort.
