Die Rechnungs-App für Freelancer: vom ersten Hallo bis zur Zahlung
Visitenkarte teilen, Angebot senden, Rechnung stellen, bezahlt werden. Presence Studio bündelt deinen ganzen Kundenablauf in einer App für iPhone, iPad und Mac – ohne Konto.
Auf einen Blick
- Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch
- 4
- Plattformen: iPhone, iPad und Mac
- 3
- Konten nötig, um loszulegen
- 0
- Daten, die der Entwickler laut App Store erfasst
- 0
Alles Wichtige, durchdacht bis ins Detail
Für Freelancer, Beraterinnen und Berater, Kreative und alle Solo-Selbstständigen, die Kunden, Angebote und Rechnungen an einem Ort führen wollen.
Digitale Visitenkarte mit QR-Code
Teile deine Kontaktdaten per QR-Code und schneller Kontaktübergabe. Ändert sich etwas, passt du es in der App an, statt neu zu drucken.
Kunden an einem Ort
Ein schlankes CRM für Solo-Selbstständige: Kontakte, Notizen und Zustellwünsche deiner Kunden liegen genau dort, wo du Angebote und Rechnungen schreibst.
Angebote, die professionell aussehen
Leistungsumfang, Positionen, Konditionen, Anhänge und Unterschriften in einem sauberen Dokument – als PDF exportiert oder direkt mit deinen Kunden geteilt.
Rechnungen mit klarer Struktur
Fälligkeitsdatum, Steuerangaben und Rabatte in einem aufgeräumten Layout mit deinem Branding – und ein Status, der zeigt, was offen oder überfällig ist.
Wiederkehrende Rechnungen
Für Retainer und laufende Aufträge legst du Rechnungen mit wiederkehrendem Zeitplan an, statt sie jeden Monat neu zu schreiben.
Dein Zahlungslink, dein Anbieter
Hinterlege deinen eigenen Link von Stripe, PayPal, Wise oder Revolut oder deine Bankverbindung. Auf der Rechnung führt ein QR-Code direkt zum Bezahlen.
Ausgaben und Cashflow im Blick
Erfasse Ausgaben und sieh Einnahmen, offene Forderungen und den Verlauf der letzten Monate, bevor die Zahlen aus dem Blick geraten.
Vier Sprachen, regionale Standards
Oberfläche, Rechnungstexte und regionale Voreinstellungen gibt es auf Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch – praktisch bei Kunden in mehreren Ländern.
Lokal gespeichert, iCloud optional
Deine Daten liegen auf deinem Gerät. Wenn du willst, hält iCloud iPhone, iPad und Mac auf demselben Stand – ein eigenes Konto brauchst du nicht.
Ein Blick in die App
So funktioniert’s
Schritt 1: Studio einrichten
Trag deine Geschäftsdaten ein, gestalte deine Visitenkarte und hinterlege Zahlungslink oder Bankverbindung. Sprache und regionale Standards wählst du selbst.
Schritt 2: Angebot senden
Beschreibe Umfang, Positionen und Konditionen, hänge Dateien an und teile das Angebot direkt mit deinem Kunden oder als PDF.
Schritt 3: Rechnung stellen, bezahlt werden
Stell die Rechnung mit Fälligkeitsdatum und Zahlungsinfos, verfolge ihren Status und sieh im Dashboard, was noch offen ist.
Amtliche AngabenNach amtlichen Quellen, Stand wie angegeben – keine Funktionen oder Preise der App.
Was gehört auf eine Rechnung? Pflichtangaben für Freelancer
Welche Angaben eine Rechnung in Deutschland enthalten muss, regelt § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG). Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten nach § 33 UStDV vereinfachte Regeln – die sogenannte Kleinbetragsrechnung.
Auch das Zahlungsziel hat rechtliche Folgen: Nach § 286 Abs. 3 BGB gerät ein Kunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug – bei Verbrauchern allerdings nur, wenn die Rechnung auf diese Folge hinweist.
Ob eine Rechnung im Einzelfall alle Anforderungen erfüllt, etwa als Kleinunternehmer oder bei Kunden im Ausland, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung. Diese Übersicht ist eine allgemeine Information und keine Steuerberatung.
Die wichtigsten Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG (Auszug, Stand: 25. September 2026)
- Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
- Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
- Menge und Art der Leistung sowie der Zeitpunkt der Leistung
- Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, Steuersatz und Steuerbetrag – oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
Quellen: § 14 UStG (öffnet in neuem Tab), § 33 UStDV (Kleinbetragsrechnung) (öffnet in neuem Tab), § 286 BGB (öffnet in neuem Tab) geprüft am
In der App: Presence Studio bringt die typischen Bausteine in ein klares Dokumentlayout, mit Absender- und Kundendaten, Steuernummer bzw. USt-IdNr., Rechnungsnummer und Datum, Positionen, Rabatt, Steuer und Gesamtbetrag – dazu ein QR-Code zum Bezahlen und deine Überweisungsdaten.
Angebote und Rechnungen schreiben: der ganze Ablauf in einer App
Viele Freelancer jonglieren mit Tabellen, Textvorlagen und Notizen. Das geht – bis ein Angebot in der falschen Version rausgeht oder eine Rechnung im Posteingang untergeht.
Presence Studio bildet den Weg vom ersten Kontakt bis zur Zahlung in einer App ab. Du teilst deine digitale Visitenkarte, legst den Kunden mit Notizen an, schickst ein Angebot mit Positionen und Konditionen und stellst nach getaner Arbeit die Rechnung.
Im Dashboard siehst du, welche Angebote offen sind, welche Rechnungen noch nicht bezahlt wurden und was überfällig ist. So weißt du jederzeit, wo du nachfassen solltest.
- Visitenkarte per QR-Code teilen
- Kunden mit Kontaktdaten, Notizen und Zustellwünschen anlegen
- Angebot mit Positionen, Anhängen und Unterschrift senden
- Rechnung mit Fälligkeitsdatum und Zahlungsinfos stellen
- Status, Ausgaben und Cashflow im Blick behalten
Schneller bezahlt werden: Zahlungsziel, Zahlungslink, Überweisung
Oft sind es Kleinigkeiten, die eine Zahlung verzögern: Das Fälligkeitsdatum fehlt, die Bankdaten sind schwer zu finden, oder der Kunde muss erst nachfragen, wie er bezahlen soll.
Presence Studio setzt genau dort an: Rechnungen bekommen ein konkretes Fälligkeitsdatum, und du hinterlegst deinen eigenen Zahlungslink – etwa von Stripe, PayPal, Wise oder Revolut – oder deine Bankverbindung mit Verwendungszweck. Auf der Rechnung führt ein QR-Code direkt zum Checkout.
Wichtig: Presence Studio wickelt selbst keine Zahlungen ab. Das Geld geht über deinen Anbieter oder direkt auf dein Konto, zu den Konditionen, die du dort vereinbart hast.
- Zahlungsbedingungen schon im Angebot festhalten, zum Beispiel eine Anzahlung
- Auf jede Rechnung ein konkretes Fälligkeitsdatum setzen
- Zahlungslink und Bankverbindung nebeneinander anbieten
- Nachfassen, sobald eine Rechnung überfällig ist
Digitale Visitenkarte: Kontaktdaten per QR-Code teilen
Eine digitale Visitenkarte erfüllt denselben Zweck wie die gedruckte: Wer dich kennenlernt, soll dich später wiederfinden. Der Unterschied: Sie ist immer dabei, muss nicht gedruckt werden und lässt sich jederzeit aktualisieren.
In Presence Studio ist die Visitenkarte der Anfang deines Kundenablaufs. Du zeigst deinen QR-Code, dein Gegenüber scannt ihn mit der Kamera – und aus dem ersten Gespräch wird ein Kontakt mit Notizen und später vielleicht ein Angebot.
Deine Geschäftsdaten bleiben bei dir
Kurz und verständlich: So geht die App mit deinen Daten um.
Datenschutzerklärung lesen- Kein Konto nötig: Du startest ohne Registrierung.
- Kunden, Angebote und Rechnungen werden lokal auf deinem Gerät gespeichert.
- iCloud-Sync ist optional und läuft über deinen eigenen Apple Account – Aplo Apps erhält keine Kopie deiner Daten.
- Laut den Datenschutzangaben im App Store erfasst der Entwickler keine Daten aus der App. Keine Werbung, keine Analyse-Tools von Drittanbietern.
- Zahlungen laufen über deinen eigenen Anbieter. Presence Studio zeigt nur die Links und Bankdaten, die du selbst hinterlegst.
Häufige Fragen
Deine Frage ist nicht dabei? Schreib uns – wir antworten persönlich.
Zur Support-SeiteIst Presence Studio kostenlos?
Du kannst Presence Studio kostenlos laden und ohne Konto loslegen. Zusätzlich gibt es Presence Pro (kurz „Pro“), ein optionales Jahresabo über Apple. Den aktuellen Preis und die Abo-Bedingungen siehst du vor dem Kauf im App Store.
Abos laufen über Apple, und du kannst sie jederzeit verwalten oder kündigen. Auf dem iPhone oder iPad: Einstellungen → [dein Name] → Abonnements. Auf dem Mac: Öffne den App Store, klicke unten in der Seitenleiste auf deinen Namen, auf der folgenden Seite noch einmal auf deinen Namen und dann auf „Abonnements“.
Quelle: Apple Support: Ein Abonnement von Apple kündigen (öffnet in neuem Tab) geprüft am
Gibt es Presence Studio als Rechnungsprogramm für den Mac?
Ja. Presence Studio läuft auf dem Mac (ab macOS 14), dem iPad (ab iPadOS 17) und dem iPhone (ab iOS 17). Mit dem optionalen iCloud-Sync sind alle Geräte, die mit demselben Apple Account angemeldet sind, auf demselben Stand.
Welche Zahlungsanbieter kann ich nutzen?
Grundsätzlich jeden Anbieter, der dir einen Zahlungslink gibt – etwa Stripe, PayPal, Wise oder Revolut. Alternativ oder zusätzlich hinterlegst du deine Bankverbindung für Überweisungen.
Presence Studio wickelt selbst keine Zahlungen ab: Der Link öffnet den Checkout deines Anbieters, und das Geld geht direkt an dich.
Kann ich Angebote als PDF verschicken?
Ja. Angebote enthalten Leistungsumfang, Positionen, Konditionen, Anhänge und Unterschriften. Du exportierst sie als PDF oder teilst sie direkt aus der App mit deinen Kunden.
Kann ich wiederkehrende Rechnungen erstellen?
Ja. Für Retainer, Wartungsverträge oder monatliche Pauschalen legst du Rechnungen mit wiederkehrendem Zeitplan an. Offene und überfällige Beträge siehst du im Dashboard.
In welchen Sprachen gibt es Presence Studio?
Auf Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch. Übersetzt sind nicht nur die Oberfläche, sondern auch Rechnungstexte und regionale Voreinstellungen – hilfreich, wenn du Kunden in mehreren Ländern hast.
Brauche ich ein Konto, und wo liegen meine Daten?
Ein Konto brauchst du nicht. Presence Studio speichert deine Daten lokal auf deinem Gerät. Wenn du möchtest, synchronisiert iCloud sie über deinen Apple Account zwischen deinen Geräten.
Laut den Datenschutzangaben im App Store erfasst der Entwickler keine Daten aus der App.
Ersetzt Presence Studio meine Buchhaltung oder Steuerberatung?
Nein. Presence Studio ist ein Workspace für deine Kundenarbeit – vom Kontakt über Angebot und Rechnung bis zum Überblick über Einnahmen und Ausgaben. Buchhaltung, Steuererklärung und die Prüfung rechtlicher Anforderungen an deine Rechnungen ersetzt die App nicht.
Rechnungsregeln unterscheiden sich von Land zu Land; in Deutschland etwa wird die E-Rechnung zwischen Unternehmen schrittweise Pflicht. Kläre mit deiner Steuerberatung, was für dich gilt.
Quelle: Bundesfinanzministerium: FAQ zur E-Rechnung (öffnet in neuem Tab) geprüft am
Für wen ist Presence Studio gedacht?
Für Freelancer, Beraterinnen und Berater, Kreative und alle, die allein selbstständig arbeiten und einen fokussierten Ablauf statt eines überladenen Backoffice wollen.
Amtliche AngabenNach amtlichen Quellen, Stand wie angegeben – keine Funktionen oder Preise der App.
Ab wann gilt in Deutschland die Pflicht zur E-Rechnung?
Unternehmen in Deutschland müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht, E-Rechnungen an andere Unternehmen auszustellen, greift nach Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. – bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro – bis Ende 2027 (Stand: 25. September 2026).
Kläre mit deiner Steuerberatung, was davon für dich gilt. Diese Übersicht ist eine allgemeine Information und keine Steuerberatung.
Quelle: Bundesfinanzministerium: FAQ zur E-Rechnung (öffnet in neuem Tab) geprüft am
Fragen oder Feedback?
Wir lesen jede Nachricht selbst und antworten in der Regel innerhalb von zwei Werktagen.
Damit wir schnell helfen können, nenne uns bitte:
- Gerät (iPhone, iPad oder Mac) und Version von iOS, iPadOS oder macOS
- Ob iCloud-Sync aktiv ist und alle Geräte mit demselben Apple Account angemeldet sind
- Welcher Bereich betroffen ist: Visitenkarte, Kunden, Angebot, Rechnung, Ausgaben oder Übersicht
- Eingestellte Sprache und Region, wenn es um Formate, Währungen oder Rechnungstexte geht
- Ob Presence Pro aktiv ist, wenn deine Frage das Abo betrifft
- Gern Screenshots – Bank- und Kundendaten bitte vorher schwärzen
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