Datenschutzerklärung für Presence: Rechnung & Angebot

Das Wichtigste in Kürze

• Kein Nutzerkonto: Presence: Rechnung & Angebot betreibt kein eigenes Kontosystem.
• Keine Werbung, kein Tracking und keine Analyse-Tools von Drittanbietern.
• Ihre Inhalte liegen auf Ihrem Gerät, in Ihrem privaten iCloud-Speicher, wenn die iCloud-Synchronisierung aktiv ist, und gegebenenfalls in Ihren Geräte-Backups. Wir erhalten davon keine Kopie.
• Personenbezogene Daten erhalten wir in der Regel nur, wenn Sie uns eine E-⁠Mail schreiben.

Diese Datenschutzerklärung gilt für die App „Presence: Rechnung & Angebot“. Für den Besuch unserer Website gilt unsere allgemeine Datenschutzerklärung. Im Folgenden erklären wir, welche Daten wann verarbeitet werden, auf welcher Rechtsgrundlage das geschieht und welche Rechte Sie haben. Damit kommen wir unseren Informationspflichten nach Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nach.

Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der App „Presence: Rechnung & Angebot“ im Sinne der DSGVO ist:

Wir sind gesetzlich nicht verpflichtet, eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Bei allen Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns direkt unter info@aploapps.com.

Was die App verarbeitet

Presence funktioniert ohne Konto: Kontakte, Notizen, Angebote, Rechnungen, Zahlungen, Ausgaben, Anhänge, Ihr Unternehmensprofil (einschließlich Logo und Foto) und Ihre digitale Visitenkarte werden lokal auf Ihrem Gerät gespeichert und – wenn die iCloud-Synchronisierung an ist, was standardmäßig der Fall ist – in Ihrem privaten iCloud-Speicher. Die App verbindet sich nur mit Diensten von Apple, nie mit unseren Servern. Wir sehen Ihre Daten nicht und verkaufen sie nicht.

• Die App verbindet sich nur mit Diensten von Apple: mit dem App Store für Käufe (StoreKit) und mit iCloud für die Synchronisierung. Server von uns oder von anderen Anbietern kontaktiert sie nicht. Wir haben keinen Zugriff auf Ihre Daten. Speichern Sie darin personenbezogene Daten Ihrer Kundinnen und Kunden, sind Sie für deren Verarbeitung selbst verantwortlich.
• Die iCloud-Synchronisierung ist standardmäßig eingeschaltet; ab Version 2.0 können Sie sie in der App ausschalten („Einstellungen → Allgemein → Sync“, kostenlos). Solange sie an ist und Sie bei iCloud angemeldet sind, liegen Ihre Daten einschließlich der Anhänge auch in der privaten Datenbank Ihres Apple Accounts (Apple CloudKit). Version 1.0 hat das immer getan, wenn Sie bei iCloud angemeldet waren, unabhängig von ihrer Sync-Einstellung. Das Ausschalten löscht die Kopie, die bereits in iCloud liegt, nicht. Ab Version 2.0 nutzt die App außerdem den iCloud-Schlüssel-Wert-Speicher für zwei kleine Angaben: die zuletzt vergebenen Rechnungs- und Angebotsnummern (damit eine Nummer auf all Ihren Geräten nur einmal vergeben wird) und Ihre Antwort auf die Frage, ob Ihr Unternehmen in Spanien ansässig ist.
• Ab Version 2.0 liest die App auf Ihrem Gerät, in welchem Land Ihr App-⁠Store-⁠Konto geführt wird (über StoreKit). Daraus und aus Ihrem Profil ergibt sich, ob sie den Hinweis zu Spanien zeigt: Für Unternehmen mit Sitz in Spanien stellt Presence keine Rechnungen aus. Diese Angabe verlässt Ihr Gerät nicht.
• Angebote, Rechnungen, PDF- und XRechnung-Dateien (XML), der Kundenbereich (HTML), vCards, CSV-⁠Exporte und die Sicherung „Alle Daten sichern“ (ZIP) werden auf Ihrem Gerät erstellt. Ihr Gerät verlassen sie nur, wenn Sie sie selbst weitergeben – über die Teilen-Funktion und den Dienst, den Sie dafür wählen, etwa Mail oder Nachrichten. Das PDF einer ausgestellten Rechnung wird so aufbewahrt, wie es ausgestellt wurde.
• Ausgestellte Rechnungen lassen sich in der App nicht löschen; sie werden mit einer Stornorechnung korrigiert und behalten die Kundendaten und das PDF, wie sie ausgestellt wurden. Ist Ihr Unternehmen in Spanien ansässig, bleiben gelöschte Angebote, Ausgaben und Rechnungsentwürfe im Löschprotokoll. Außerdem legt die App Kopien in ihrem Ordner „Backups“ ab: vor einer Reparatur beim Start, von den Einträgen, die sie als doppelt entfernt, beim Update von Version 1.0, wenn Sie dort die iCloud-Synchronisierung eingeschaltet oder mit ihrer Einrichtung begonnen hatten (auch wenn Sie sie wieder ausgeschaltet oder abgebrochen haben), und von Anhang-Dateien, deren Eintrag auf einem anderen Gerät oder unter Version 1.0 gelöscht wurde. Auf iPhone und iPad finden Sie den Ordner unter „Dateien → Auf meinem iPhone → Presence → Backups“ (bzw. „Auf meinem iPad“); er wird mit der App gelöscht. Auf dem Mac liegt er im Ordner der App, der unter „Daten löschen“ beschrieben ist. Sie können diese Kopien jederzeit löschen.
• Visitenkarten, QR-⁠Codes und Belege, die Sie mit der Kamera scannen, liest die Texterkennung von Apple (Vision) auf Ihrem Gerät. Die App speichert nur die Angaben, die Sie übernehmen, und bei einem Beleg den Scan als Anhang der Ausgabe. Über die Kontakt- und Fotoauswahl von iOS und macOS erhält die App nur den Kontakt bzw. die Bilder, die Sie auswählen; Zugriff auf Ihr Adressbuch oder Ihre Mediathek benötigt sie nicht. Ihr Logo kann auch aus einer Datei stammen, die Sie auswählen, per Drag-and-drop kommen oder aus der Zwischenablage, wenn Sie auf „Einsetzen“ tippen; iOS fragt dann eventuell, ob Sie das Einsetzen erlauben.
• Erinnerungen (Zahlungserinnerungen, Nachfassen, Vertragsverlängerungen) sind lokale Mitteilungen, die die App auf Ihrem Gerät plant. Damit Sie Kunden und Dokumente in der Suche Ihres Geräts finden, legt die App einen Spotlight-Index auf dem Gerät an. Unter „Einstellungen → Datenschutz → Suche“ können Sie ihn mit „Ergebnisse in Spotlight anzeigen“ ausschalten; der Index wird dann gelöscht. Solange die App-Sperre aktiv ist, nimmt die App nichts in Spotlight auf. Die Widgets auf iPhone und iPad lesen eine kleine Kopie dessen, was sie zeigen – Ihre Visitenkarte und ab Version 2.0 eine Zusammenfassung Ihrer offenen Rechnungen –, aus einem Speicherbereich auf dem Gerät, den nur die App und ihre Widgets lesen können. Nutzen Sie Siri oder Kurzbefehle mit der App, verarbeitet Apple Ihre Sprachanfrage nach den Datenschutzbestimmungen von Apple.
• Die App-Sperre nutzt Face ID bzw. Touch ID über das Betriebssystem, ersatzweise Ihren Gerätecode. Biometrische Daten verlassen die Secure Enclave Ihres Geräts nicht; die App erfährt nur, ob die Entsperrung erfolgreich war.
• Sie können eigene Zahlungslinks und Bankverbindungsdaten hinterlegen. Die App speichert sie nur, damit sie auf Ihren Dokumenten erscheinen. Wer einen Zahlungslink öffnet, gelangt direkt zu Ihrem Zahlungsanbieter; dort gelten dessen Datenschutzbestimmungen.
• Damit Presence Pro beim Öffnen sofort verfügbar ist, merkt sich die App auf Ihrem Gerät, ob Presence Pro bei der letzten Prüfung über Apple aktiv war.
• Die App enthält keine Werbung und keine Analyse- oder Tracking-Dienste von Drittanbietern.

Rechtsgrundlagen: Die App verarbeitet Ihre Inhalte und Einstellungen auf Ihrem Gerät und, wenn die iCloud-Synchronisierung aktiv ist, in Ihrem privaten iCloud-Speicher; wir selbst haben darauf keinen Zugriff. Soweit wir für diese Verarbeitung Verantwortlicher im Sinne der DSGVO sind, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Die Verarbeitung ist erforderlich, um Ihnen die Funktionen der App nach der Lizenzvereinbarung für die App bereitzustellen. Das gilt auch für die Erinnerungen, die Sie einrichten, und für die Prüfung über StoreKit, ob ein Kauf gültig ist. Das Speichern Ihrer Inhalte und Einstellungen auf Ihrem Gerät und das Auslesen dieser Informationen durch die App sind nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ohne Einwilligung zulässig, weil sie unbedingt erforderlich sind, damit wir Ihnen die App bereitstellen können, die Sie ausdrücklich nutzen möchten.

iCloud-⁠Synchronisierung (CloudKit)

Presence: Rechnung & Angebot bietet an, Ihre Daten über iCloud zwischen Ihren Geräten mit demselben Apple Account zu synchronisieren. Technisch nutzt die App dafür Apple CloudKit. Die Daten werden dann in der privaten Datenbank Ihres Apple Accounts gespeichert und von Apple übertragen und verwaltet. Wir haben auf diese private Datenbank keinen Zugriff und erhalten keine Kopie Ihrer Daten.

Die Synchronisierung ist optional. Sie können sie jederzeit in den iCloud-Einstellungen Ihres Geräts für die App ausschalten; soweit die App dies unterstützt, arbeitet sie dann rein lokal weiter. Für die Verarbeitung durch Apple gilt die Datenschutzrichtlinie von Apple⁠(öffnet in neuem Tab).

Berechtigungen auf Ihrem Gerät

Presence: Rechnung & Angebot bittet für einzelne Funktionen um Zugriff auf Bereiche Ihres Geräts:

• Mitteilungen – für Erinnerungen
• Kamera – um Visitenkarten, QR-⁠Codes und Belege zu scannen
• Face ID bzw. Touch ID – für die App-Sperre

Solche Berechtigungen werden über den Systemdialog des Betriebssystems erteilt. Sie entscheiden selbst, ob Sie sie gewähren, und können sie jederzeit in den Einstellungen Ihres Geräts widerrufen. Die App nutzt einen gewährten Zugriff nur für die jeweilige Funktion.

Download und Käufe

Presence: Rechnung & Angebot laden Sie über den App Store von Apple. Für das Herunterladen, Ihren Apple Account und die Bezahlung ist Apple verantwortlich. Mit Presence Pro bietet Presence: Rechnung & Angebot optionale Zusatzfunktionen im Abonnement an.

Kauf, Bezahlung, Verlängerung, Kündigung und Erstattung wickelt ausschließlich Apple über den App Store ab. Wir erhalten dabei weder Zahlungsdaten wie Kreditkarten- oder Kontoinformationen noch Namen oder Kontaktdaten von Käuferinnen und Käufern. Die App prüft über Apples Kaufschnittstelle (StoreKit) lediglich, ob ein Kauf gültig ist, um die entsprechenden Funktionen freizuschalten. Von Apple erhalten wir zusammengefasste Verkaufsberichte ohne Personenbezug.

Für die Verarbeitung durch Apple gelten die Bedingungen und die Datenschutzrichtlinie von Apple⁠(öffnet in neuem Tab).

Absturzberichte und Statistiken der Stores

Wenn Sie auf Ihrem Gerät zugestimmt haben, Analysedaten mit App-Entwicklern zu teilen, stellt Apple uns Absturzberichte und Nutzungsstatistiken zu Presence: Rechnung & Angebot zur Verfügung. Diese Daten erhebt und verarbeitet Apple; nach Angaben von Apple identifizieren die Daten, die Entwickler erhalten, Sie nicht persönlich (Geräteanalyse & Datenschutz⁠(öffnet in neuem Tab)). Wir selbst können sie keiner Person zuordnen und nutzen sie nur, um Fehler zu beheben und die Stabilität der App zu verbessern. Ob Sie Daten mit Entwicklern teilen, entscheiden Sie in den Analyse-Einstellungen Ihres Geräts und können es jederzeit ändern; wie das geht, beschreibt Apple unter demselben Link.

Support per E-⁠Mail

Wenn Sie uns eine E-⁠Mail an info@aploapps.com schreiben – etwa mit einer Frage zu Presence: Rechnung & Angebot oder einer Datenschutzanfrage –, verarbeiten wir Ihre E-⁠Mail-Adresse, Ihren Namen (falls angegeben) und den Inhalt Ihrer Nachricht einschließlich aller Angaben, die Sie freiwillig machen, zum Beispiel Gerätemodell, Systemversion oder Screenshots. Wir verwenden diese Daten nur, um Ihr Anliegen zu bearbeiten und Ihnen zu antworten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage mit der Nutzung unserer Apps oder einem Kauf zusammenhängt, und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht darin, Anfragen zu beantworten. Anfragen zu Ihren Datenschutzrechten bearbeiten wir, um unsere gesetzlichen Pflichten zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Wir bewahren Ihre Nachricht nur so lange auf, wie es für die Bearbeitung Ihres Anliegens und etwaige Rückfragen dazu oder für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Wird eine E-⁠Mail Teil unserer steuerrechtlich aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, insbesondere nach § 147 Abgabenordnung: sechs Jahre für empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Wiedergaben abgesandter Briefe, acht Jahre für Buchungsbelege wie Rechnungen und zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen. Rechtsgrundlage dieser Aufbewahrung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Solange nur noch eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, sperren wir die Daten für jede andere Verwendung. Sobald weder ein Zweck noch eine gesetzliche Pflicht fortbesteht, löschen wir sie.

Unser E-⁠Mail-Postfach

E-⁠Mails an info@aploapps.com kommen in unserem Postfach bei Microsoft 365 an. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland („Microsoft“). Microsoft speichert und überträgt Ihre Nachrichten und unsere Antworten in unserem Auftrag (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Grundlage ist die Microsoft-⁠Kundenvereinbarung mit dem Datenschutznachtrag von Microsoft⁠(öffnet in neuem Tab). Wir beziehen den Dienst über GoDaddy; nach GoDaddys Bedingungen gilt dafür die Microsoft-⁠Kundenvereinbarung einschließlich ihrer Bestimmungen zum Datenschutz. Die Rechtsgrundlagen sind dieselben wie für die Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Nach dem Datenschutznachtrag verarbeitet Microsoft bestimmte Daten außerdem für eigene Geschäftstätigkeiten im Zusammenhang mit der Bereitstellung des Dienstes, etwa für Abrechnung und Kontoverwaltung, interne Berichte und die Finanzberichterstattung. Dafür ist Microsoft eigenständiger Verantwortlicher; nach eigenen Angaben greift Microsoft dabei nicht auf die Inhalte des Postfachs zu und nutzt die Daten nicht für Profilbildung oder Werbung.

GoDaddy stellt die autoritativen DNS-⁠Dienste für unsere Domain aploapps.com bereit, über die unter anderem E-⁠Mails an unsere Adresse zu Microsoft geleitet werden, und ist an der Bereitstellung und Verwaltung unseres Microsoft-⁠365-⁠Kontos beteiligt. Welche Daten GoDaddy dabei verarbeitet und in welcher datenschutzrechtlichen Rolle, hängt von den gebuchten Leistungen und der Kontokonfiguration ab.

Microsoft speichert die Inhalte unseres Postfachs (Nachrichten und Anhänge) ausschließlich in Rechenzentren in der EU. Dennoch können personenbezogene Daten auch in die USA und in andere Länder außerhalb der EU und des EWR übermittelt werden, in denen Microsoft oder seine Unterauftragsverarbeiter tätig sind. Nach dem Datenschutznachtrag unterliegen solche Übermittlungen den EU-⁠Standardvertragsklauseln zwischen der Microsoft Ireland Operations Limited und der Microsoft Corporation (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Zusätzlich ist die Microsoft Corporation, Redmond (USA), unter dem EU-⁠US Data Privacy Framework⁠(öffnet in neuem Tab) zertifiziert; Übermittlungen an sie sind daher auch vom Angemessenheitsbeschluss der EU-⁠Kommission gedeckt (Art. 45 DSGVO). Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Microsoft⁠(öffnet in neuem Tab).

Datensicherheit

Inhalte in der App schützt die integrierte Verschlüsselung Ihres Geräts und, wenn die iCloud-Synchronisierung aktiv ist, die Verschlüsselung, die iCloud bei Übertragung und Speicherung einsetzt. Einen eigenen Server, der App-Inhalte speichert, betreiben wir nicht.

Personenbezogene Daten liegen bei uns selbst nur in Form der E-⁠Mails vor, die Sie uns schreiben. Auf unser Postfach greifen wir nur über verschlüsselte Verbindungen zu.

Speicherdauer

• Inhalte in der App: bleiben auf Ihrem Gerät, bis Sie sie in der App (soweit möglich) oder zusammen mit der App löschen.
• Geräte-⁠Backups: Sichern Sie Ihr Gerät, etwa mit iCloud-Backup oder auf einem Computer, können diese Backups auch Kopien der App-Daten enthalten (für iCloud-Backup siehe die Angaben von Apple⁠(öffnet in neuem Tab)). Diese Kopien bleiben erhalten, bis das jeweilige Backup ersetzt oder gelöscht wird. Ihre Backups verwalten Sie selbst; wir haben darauf keinen Zugriff (siehe Daten löschen: Presence).
• iCloud: Synchronisierte Daten bleiben in Ihrem privaten iCloud-Speicher, bis Sie sie dort löschen.
• E-⁠Mails: bewahren wir nur so lange auf, wie es für Ihr Anliegen erforderlich ist; unterliegen sie gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, bis zum Ablauf der jeweiligen Frist (siehe Support per E-⁠Mail).
• Daten im App Store: Wie lange Apple Daten zu Downloads und Käufen speichert, legt Apple fest.

Daten löschen

Wie Sie die Daten von Presence: Rechnung & Angebot auf Ihrem Gerät und in iCloud löschen und wie Sie uns bitten, Daten zu löschen, die bei uns vorliegen, erklären wir Schritt für Schritt auf der Seite Daten löschen: Presence.

Ihre Rechte

Soweit wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, haben Sie nach der DSGVO das Recht auf:

• Auskunft über die Daten, die wir über Sie verarbeiten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit, also Erhalt Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Um Ihre Rechte auszuüben, genügt eine formlose E-⁠Mail an info@aploapps.com. Da die meisten Daten der App auf Ihrem Gerät, in Ihren Geräte-Backups oder in Ihrem privaten iCloud-Speicher liegen, können Sie sie oft auch selbst einsehen und löschen – wie das geht, erklären wir auf der Seite Daten löschen: Presence.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO) – insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist:

Weitere Hinweise

Keine Pflicht zur Bereitstellung

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Ohne Ihre E-⁠Mail-Adresse können wir Ihnen jedoch nicht antworten.

Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO ein.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich Presence: Rechnung & Angebot, die Stores, über die wir die App anbieten, oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung; wann sie zuletzt geändert wurde, sehen Sie oben unter „Stand“. Diese Datenschutzerklärung steht auch auf Englisch zur Verfügung; beide Fassungen haben denselben Inhalt.